「あの人がいないと分からない」を卒業しよう。引き継ぎのストレスをゼロにする、シンプルな仕組みづくり

こんにちは✨IT・DXコンサルタントです。

「また〇〇さん、休みか…。この件、誰に聞けばいいんだろう？」 「私が辞めたら、残されたみんなが困るだろうな…」オフィスの片隅で、こんなため息が聞こえてきませんか？

特定の社員しかその業務を知らない「属人化（ぞくじんか）」の状態は、経営リスクであると同時に、現場で働く社員一人ひとりにとっても、大きな「ストレスの種」になっています。休みたくても休めない責任感。 誰かに教えたくても、忙しくてマニュアルを作る時間がない焦り。 分からないことを聞くたびに「また質問か」と思われないかという不安。

本日は、そんな現場のギスギスやモヤモヤを解消するための、「引き継ぎのストレスをゼロにする、シンプルな仕組みづくり」についてお話しします。
無理に難しいシステムを入れる必要はありません。考え方を少し変えるだけで、明日から空気は変わります。

なぜ、引き継ぎは「面倒くさい」のか？

そもそも、なぜ業務の引き継ぎやマニュアル化は、いつも後回しにされてしまうのでしょうか。それは、多くの人が「引き継ぎ＝完璧な教科書を作ること」だと誤解しているからです。

• Wordで表紙を作り、目次を立てる、スクリーンショットを撮って、丁寧に赤枠で囲む、「てにをは」を気にして文章を推敲する
  これでは、1つの業務をまとめるのに数時間かかってしまいます。日々の業務に追われている現場の社員に、これを強いるのは酷というものです。

結果として、「口頭で教えたほうが早い」となり、教わった人のメモ帳だけにノウハウが残り、その人がいなくなれば知識も消滅する……この繰り返しが起きてしまいます。

「記憶」ではなく「記録」に頼る、IT活用3つのポイント

では、どうすれば現場に負担をかけずに「誰でもわかる状態」を作れるのでしょうか。 ポイントは、「頑張って書かない」ことです。

1. 「説明」をそのまま「動画」にする

弊社がご支援する企業様で、最も喜ばれるのがこの手法です。 マニュアル作成のために時間を取るのではなく、「実際に業務をやっている様子」を録画してしまいます。今は、ZoomやGoogle meetといったツールを使えば、画面操作と音声を同時に、簡単に録画できます。

「これから請求書の発行やりますね。まずここをクリックして…あ、ここはエラーが出やすいので注意してください」

このように独り言のように解説しながら作業し、その動画ファイルを共有フォルダに保存する。これなら作成時間は「実際の作業時間」と同じです。 引き継がれる側も、文字を読むより動画を見たほうが、マウスの動きやリズムまで分かるため、圧倒的に理解が早くなります。

2. 「個人のチャット」を「オープンスペース」に変える

「あの件どうなってる？」「ここ、どうすればいい？」 こうした業務連絡を、LINEやメール、あるいはチャットツールのダイレクトメッセージ（1対1）でやっていませんか？これこそが、属人化の温床です。

質問と回答は、必ずチーム全員が見える「公開チャンネル（グループチャット）」で行うルールにしましょう。Aさんが質問し、Bさんが答える。そのやり取りをCさんも見ている。これだけで、情報は自然と共有されます。「前にも同じ質問したよね？」という気まずい空気も、チャットの検索機能を使えば、「過去のやり取りを見てみて」の一言で解決します。これこそが、最も手軽なナレッジ共有です。

3. クラウドを「チームの脳みそ」にする

ファイルサーバーの奥深くに眠っている「2018年度_業務マニュアル_最終版.doc」は、誰も見ません。これからは、GoogleドキュメントやNotion（ノーション）のような「クラウド型ツール」を使いましょう。 これらは、Webブラウザ上で誰でも簡単に編集・更新ができます。

大切なのは、「完成していなくていい」という文化を作ることです。

「手順が変わったな」と気づいた人が、その場でサッと書き換える。 間違っていたら、次に気づいた人が直す。個人のノートパソコンに情報を閉じ込めるのではなく、クラウドという「チーム共有の脳みそ」に情報を預ける感覚です。これにより、「私しか知らない」という重圧から解放されます。

まとめ：仕組み化は「優しさ」です

業務の標準化やマニュアル化というと、「人間味がない」「管理されている」と感じるかもしれません。しかし、私は逆だと思います。 「いつ誰が休んでも、仕事が回る仕組み」を作ることこそが、社員を守る本当の優しさではないでしょうか。

• 子供が熱を出した時に、気兼ねなく帰れる。新人が入ってきた時に、つきっきりで教えなくて済む。ベテラン社員が、ルーチンワークから解放されて新しい挑戦ができる。
  「あの人がいないと分からない」からの卒業は、会社にとっても、社員にとってもハッピーな未来への第一歩です。

まずは、「次の引き継ぎは、画面録画でやってみようか」と、現場に声をかけるところから始めてみませんか？

あなたの会社に「余白」を作るお手伝いをします

「理屈はわかるけれど、ウチの社員はITにアレルギーがあって…」 「どのツールが自社に合っているのか選べない」

そんなお悩みをお持ちの経営者様、リーダー様。 貴社の風土に合わせた、無理のない「標準化・引き継ぎの仕組みづくり」をご提案します。

まずは「今の業務のどこにストレスがあるか」をお聞かせください。私が一緒に、解決の糸口をお探しします。