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「DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉は聞くけれど、うちにはまだ早い」「ITは苦手だし、お金もかかりそう……」。そんな風に思っていませんか？
実は、大きな投資も高度なプログラミング知識も必要ありません。今回ご紹介するのは、ある従業員30名ほどの企業様が、「当たり前」だと思っていた事務作業を見直すだけで、一人あたり月10時間の残業削減を実現した実話です。
なぜ、彼らは成功したのか。その具体的なステップを親身なパートナーとして分かりやすく解説します。
多くの中小企業で残業が減らない最大の理由は、仕事の「量」ではなく、仕事の「中身」にあります。
成功したその企業様も、当初はこう仰っていました。「みんな一生懸命働いている。でも、なぜか定時に帰れないんだ」。調査を進めると、そこには「IT化以前の小さな摩擦」が山積みになっていました。
二度手間の転記作業： 現場で紙にメモし、事務所に戻ってからExcelに打ち直す。
承認待ちのタイムロス： 社長のハンコをもらうためだけに、営業マンが帰社を待つ。
「探しもの」の時間： 「あの資料、どこだっけ？」と共有フォルダやキャビネットを10分探す。
これら一つひとつは数分のロスかもしれません。しかし、一日に何度も繰り返されることで、気づけば一ヶ月で10時間以上もの「本来やらなくていい仕事」に時間を奪われていたのです。
この企業様が取り組んだのは、難しいシステムの導入ではなく、「情報の流れを整えること」でした。実践した3つのステップを見ていきましょう。
まずは、社員全員に「今、どんな作業に時間を使っているか」を付箋に書き出してもらいました。 ここで大切なのは、「ITで解決すること」と「ルールで解決すること」を分けることです。例えば、「会議が長い」のはITの問題ではなくルールの問題です。一方で、「手書きの報告書が面倒」というのはITの出番です。この「仕分け」が、DXの最初にして最大の重要ポイントです。
次に、現場で一番負担だった「紙の報告書」を廃止しました。 スマートフォンから入力できる安価なクラウドツールを導入し、現場で入力した瞬間に事務所のパソコンへ反映される仕組みを作ったのです。 「機械は苦手だ」と言っていたベテラン社員も、「事務所に戻って打ち直す手間がなくなるなら」と、前向きに取り組んでくれました。DXの成功には、社員の「楽になる！」という実感が必要不可欠なのです。
新しいツールを入れても、使い方がバラバラでは逆効果です。 「チャットの返信はスタンプ1つでOKにする」「ファイル名には必ず日付（20260214等）を入れる」といった、「迷わないためのルール」を徹底しました。道具を使いこなすための「作法」を整えたことで、ITが苦手な方でも迷わず業務を回せるようになりました。
月10時間の残業削減。これは単なるコストカットではありません。 削減できた10時間は、年間で言えば120時間、日数に直すと約15日分にもなります。
その時間を、新しい商品のアイデアを練る時間に充てることもできれば、社員が家族と夕食を囲む時間に充てることもできます。DXの本質は、ITを導入すること自体ではなく、「人間が人間にしかできない価値ある仕事に集中できる環境」を作ることなのです。
「何から手をつければ……」と悩んでいるなら、まずは今日、社員の方が「紙の情報をパソコンに打ち直していないか」を観察してみてください。そこが、御社のDXの出発点です。
「うちの会社なら、どこから手をつけるのが正解？」 そんな疑問をお持ちの方は、ぜひ一度お話しを聞かせてください。御社の状況に合わせた「小さな一歩」を一緒に考えましょう。
