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「社長、先週の会議で決まった件、どうなりましたっけ？」「あれ？ その件はチャットで報告しましたけど、見てませんか？」「いや、聞いてないよ。どのチャットグループの話？」
社内でこのような会話が飛び交い、空気がピリつくことはありませんか？
一つひとつは小さな確認作業や行き違いかもしれません。しかし、これが毎日積み重なると、組織にとってはボディブローのように効いてきます。
実は、一般的なビジネスパーソンは、年間約150時間を「探し物」や「情報の確認」に費やしているというデータもあります。勤務日換算で、なんと約19日分です。まるまる1ヶ月弱、社員全員が「探し物」をしているとしたら……経営者としては見過ごせない損失ですよね。
多くのリーダーが「もっとホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）を徹底しよう」「コミュニケーションを密にしよう」と精神論で解決しようとしますが、実はこれ、人の問題ではありません。 「情報の置き場所」の設計ミスが原因なのです。
今回は、中小企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を進める上で、最も手軽で、かつ効果が絶大な「社内の情報共有ツール」の導入についてお話しします。
まず、情報の性質について少し整理してみましょう。ITの世界では、情報を大きく2つに分けて考えます。
フロー情報（Flow）： その場限りのやり取り。メール、LINE、ビジネスチャット、口頭など。
ストック情報（Stock）： 後から見返すための知識。マニュアル、議事録、顧客リスト、ノウハウなど。
現在、多くの企業でDXの第一歩として「チャットツール（SlackやChatwork、LINE WORKSなど）」が導入されています。これらは「会話」をするには素晴らしいツールです。
しかし、ここに落とし穴があります。 本来「ストック」しておくべき決定事項やマニュアルまで、チャット（フロー）で流してしまうのです。
チャットは「川」のようなものです。どんなに重要な情報も、新しい会話が来ればどんどん画面の上に流され、見えなくなってしまいます。「前に言ったよね？」というトラブルの原因は、情報を川に流しているから起きるのです。
そこで必要なのが、情報をせき止めて蓄積する「ダム」のような場所です。それが「情報共有ツール」です。（具体例：Notion、Notebook LM 等）
イメージとしては「会社専用のWikipedia（百科事典）」を作ると思ってください。
「わからないことがあれば、あそこを見れば書いてある」 この場所をネット上に一つ作るだけで、組織の動きは劇的に変わります。
ここを整備することで、経営には以下の3つの大きなインパクトがあります。
「これどうやるの？」と聞かなくても、ツール内を検索すれば答えが出てくる状態になります。 質問する側も気を遣わなくて済みますし、ベテラン社員が新人の質問対応で作業を中断されることもなくなります。全員が「本来の業務」に集中できる時間が増えるのです。
新入社員が入った際、つきっきりで教える必要が減ります。「まずは、ここのページを読んでおいて」とツールのURLを渡すだけで、基本的な業務理解が進みます。 教育の質が均一化され、即戦力化までのスピードが圧倒的に早くなります。
これが経営にとって最大のメリットかもしれません。 「〇〇さんがいないと、あの仕事のやり方がわからない」という状態は、重大な経営リスクです。 個人の頭の中にあるノウハウをツールに書き出すことで、それが「会社の資産」に変わります。万が一、担当者が急に休んだり退職したりしても、ノウハウは会社に残るため、ビジネスが止まりません。
「便利そうなのはわかったけど、ITツールなんて使いこなせるか不安だ」 「マニュアルなんて作る時間がない」
そう思われるかもしれません。ご安心ください。DX成功の秘訣は、小さく始めることです。 いきなり立派なマニュアルを作ろうとすると、挫折します。
まずは「会議の議事録」だけ、そのツールに保存することから始めてみてください。 Wordや紙で個別に持っておくのではなく、全員が見られる共有ツールに直接書き込むのです。
「前回の会議、何決まったっけ？」となった時、全員が同じページを見る。決定事項も、誰のタスクかも、そこに書いてある。 これだけで「言った言わない」はなくなり、会議の質とスピードは確実に上がります。
DXというと「何か難しいシステムを入れること」と思われがちですが、本質は「データを活用して、みんなが働きやすくすること」です。
高価なシステムを入れる前に、まずは社内の情報を見える化し、整理整頓する。 「情報共有ツール」の導入は、月額一人数百円〜千円程度から始められる、最もコストパフォーマンスの高い投資です。
「あの資料どこ？」というストレスから解放され、社員がクリエイティブな仕事に向き合える環境を、まずは情報の置き場所を変えることから始めてみませんか？
「自社に合うツールがわからない」「何から書き出せばいいかイメージが湧かない」という場合は、一度ご相談ください。 貴社の規模や現在の課題（例：マニュアルがない、引継ぎが大変など）に合わせて、「これなら使える」という最適なツールを選定してご提案いたします。
