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「働き方改革関連法」が施行されて数年が経ちました。 残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化など、中小企業を取り巻くルールは年々厳しくなっています。
あえて厳しい質問をさせてください。
「もし明日、労働基準監督署の調査が入ったとしても、胸を張って『うちは完璧です』と言えますか？」
もし、その答えに少しでも迷いが生じるなら、今の勤怠管理方法を見直すタイミングかもしれません。今日は、多くの経営者様が陥りがちな「アナログ管理のリスク」と、それを解決するための「勤怠管理DX（デジタル化）」について、専門用語を使わずにわかりやすく解説します。
「タイムカードを押して、月末にExcelで集計する」。長年続けてきたこの慣習には、現代の法規制に対応しきれない「構造的な限界」があります。悪意がなくても「うっかり違法」になってしまう、3つの落とし穴を見ていきましょう。
アナログ管理で最も怖いのがこれです。例えば、タイムカードの打刻時間が「18:00」ちょうどばかり並んでいませんか？あるいは、手書きで修正された跡が多すぎませんか？
実態と異なる記録や、1分単位での計算ができていないことによる端数処理のミスは、過去に遡って「未払い残業代」として請求されるリスクがあります。「Excelの計算式が実は間違っていた」というケースも、コンサルティングの現場では頻繁に遭遇します。これらはすべて、会社経営を揺るがす大きな火種になり得ます。
「気づいたら、あの社員の残業が45時間を超えていた……」 月末に締めてから気づいても、時はすでに遅しです。
紙のタイムカードは、「今、誰がどれくらい働いているか」がリアルタイムで見えません。 過重労働を見逃すことは、法的な問題だけでなく、社員の健康被害や離職、最悪の場合は訴訟リスクにもつながります。
2019年から、年10日以上の有給休暇が付与される労働者には、年5日の取得が義務付けられました。 従業員ごとの「有給付与日」と「取得日数」を、Excelの台帳だけで完璧に管理し続けるのは、事務担当者にとって相当な負担です。管理漏れがあれば、企業側に罰則が科される可能性もあります。
こうしたリスクを聞くと、「管理をもっと厳しくしなきゃ」と思われるかもしれません。ですが、人を厳しく管理するのではなく、仕組みを変えるのが「DX」です。クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、これらのリスクはどう変わるのでしょうか。
これがクラウドシステムの最大の強みです。 法律が変わるたびに、システム会社が裏側でアップデートを行ってくれます。「法律が変わったのを知らなかった」「計算率を変えるのを忘れていた」という情報のキャッチアップ漏れによるリスクが、システムを入れるだけでゼロになります。
システムは常に従業員の働き方を見守ってくれます。 「今月の残業時間が〇時間を超えそうです」「有給取得が足りていません」といった情報を、本人や管理者にアラート（通知）で教えてくれます。月末に慌てるのではなく、月中で対策が打てるようになるのです。これこそが、アナログ管理には絶対にできない「予防」の仕組みです。
「うちは小さい会社だから、そこまでしなくても……」 そうおっしゃる経営者様もいらっしゃいます。
しかし、少子高齢化で採用難が続く今、「法令順守（コンプライアンス）」は最強の採用ブランディングになります。「うちは1分単位で給与を払うし、有給もしっかり管理している」という事実は、求職者にとって大きな魅力であり、今いる社員にとっては安心材料です。
勤怠管理システムを入れることは、単なる事務処理の効率化ではありません。 「会社を守り、社員を大切にする」という経営者の意思表示なのです。
「リスク」という言葉を多く使ってしまいましたが、解決策はシンプルです。 月額数百円〜という低コストで導入できるシステムがたくさんあります。
「うっかり違法」で後悔する前に。 そして、「勤怠の心配」から解放されて、本業である経営に集中するために。
まずは無料のお試し期間などを利用して、「自動で管理される快適さ」と「安心感」を体験してみませんか？
